Algemene voorwaarden

Artikel 1 Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Evenement: een hardloopevenement die door Organisator als Stichting Haarlemmermeer Marathon (Hap Trap Run) in enig jaar wordt georganiseerd.
• Deelnemer: de natuurlijke persoon, die zich op een door Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement. Onder Deelnemer worden zowel de loper als de fietser(s) verstaan.
  
• Individuele deelnemer: Onder individuele deelnemer verstaan we iemand die alleen de gehele marathon loopt.
• Duo-deelname: Onder duo-deelname worden twee lopers verstaan die samen met één sportieve fiets het traject afleggen.
• Trio-deelname: Onder trio-deelname worden drie lopers verstaan die samen met twee fietsen het traject afleggen.
• Overeenkomst: de inschrijving strekkend tot deelname van Deelnemer(s) aan het Evenement.
• Organisator: Stichting Haarlemmermeer Marathon.

Artikel 2 Deelname

1. De minimale leeftijd voor deelname is 18 jaar..
2. Deelnemer mag aan het Evenement slechts deelnemen wanneer hij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld, als het inschrijfgeld volledig is voldaan en indien Deelnemer akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden. Organisator behoudt het recht te allen tijde inschrijvingen met vals ingevulde persoonlijke gegevens te verwijderen.
3. Onder lopers worden reguliere hardlopers verstaan. Deelname op een andere wijze zoals (snel)wandelen, canicrossen, hardloopbuggy, steppen of welke andere vorm ook, is niet toegestaan.
4. Duo’s en trio’s zijn zelf verantwoordelijk om met, een voor het parcours geschikte, goed onderhouden en goed functionerende fiets deel te nemen. Wanneer ondeugdelijk materiaal tot problemen tijdens het evenement op het parcours of bij de posten leidt of kan leiden, dan kan Organisator besluiten de betrokken deelnemers van (verdere) deelname uit te sluiten.
5. Deelnemers dienen ervan doordrongen te zijn dat, deelname aan het Evenement een extreem fysieke inspanning vergt. Deelname aan het Evenement vereist, ondanks het ontbreken van een wedstrijdaspect en het ogenschijnlijk ontspannen karakter, een gedegen voorbereiding.
6. Lopers én fietsers moeten van de start tot aan de finish ten alle tijden gedurende het evenement het startnummer duidelijk zichtbaar op de voorzijde van de bovenkleding dragen, en aan de voorkant de fiets(sen).
7. Als het startnummer niet zichtbaar is, kan toegang tot delen van het parcours ontzegd worden.
8. Uitsluitend het tonen van een geldig startnummer geeft recht op één proeverij per post, tenzij anders is aangegeven. Men is (vanzelfsprekend) niet verplicht om hier gebruik van te maken.
9. Voor elke routepost geldt een specifieke sluitingstijd (zie informatie op de website).
10. Er is een tijdslimiet verbonden aan het finishen. Van Deelnemer wordt verwacht dat hij om 16:30 uur gefinisht is. Na dit tijdstip wordt het parcours gesloten en wordt het parcours opgeruimd en is Organisator niet langer verantwoordelijk voor Deelnemer. Deelnemer kan zijn weg vervolgen tot aan de finish, maar dan geheel op eigen risico.

Artikel 3 Inschrijving

1. Registratie als Deelnemer vindt plaats door inschrijving via de website Inschrijven.nl en is pas geldig als het inschrijfgeld is voldaan.
2. Bij verhindering of afzegging is géén restitutie van het inschrijfgeld mogelijk
3. Het is niet toegestaan om je als solo-loper in te schrijven, en vervolgens met een andere solo-loper als duo (dus met een fiets) deel te nemen.
4. Het is toegestaan om het startbewijs op eigen initiatief over te schrijven naar een andere deelnemer. De overschrijving is echter pas geldig, als de gegevens van de nieuwe Deelnemer(s) bij de organisator bekend zijn.
5. Deelnemer kan, tot een door Organisator vastgestelde einddatum, op Inschrijven.nl de inschrijvingsgegevens wijzigen.

Artikel 4 Verplichtingen Deelnemer

1. Deelnemer is te allen tijde verplicht om aanwijzingen, instructies en voorschriften van Organisator na te leven.
2. Deelnemer zal Organisator steeds tijdig alle medewerking en informatie verschaffen, die voor Organisator nodig of nuttig zijn om het Evenement verantwoord te laten plaatsvinden;
3. Het is Deelnemer niet toegestaan om aan het Evenement deel te nemen wanneer in de uitzonderlijke situatie van een epidemie of pandemie Deelnemer niet kan voldoen aan de door de overheid gestelde eisen en verplichtingen. Gerelateerde gezondheidsklachten laten deelname niet toe. Bij een epidemie of pandemie gelden specifieke eisen waaraan deelnemer moet voldoen.
4. Organisator is bevoegd om Deelnemer van (verdere) deelname uit te sluiten indien Deelnemer enige instructie of voorschrift niet naleeft of als Deelnemer naar het oordeel van Organisator niet in staat is om op een verantwoorde wijze deel te nemen aan het Evenement. In geval van uitsluiting van deelname maakt Deelnemer geen aanspraak op restitutie van een betaald bedrag, noch anderszins op vergoeding van schade of kosten.

Artikel 4A Toegangseisen

Wanneer op de dag van het Evenement maatregelen gelden die door verantwoordelijke autoriteiten worden geëist ter voorkoming van verspreiding van een epidemie of pandemie dan kan Organisator voor deelname aan het evenement nadere toegangseisen stellen:

Artikel 4B Restitutiebeleid bij een epidemie of pandemie

Wanneer door verantwoordelijke autoriteiten dusdanige voorwaarden worden gesteld waardoor de Hap Trap Run niet georganiseerd kan worden dan vindt volledige restitutie van het inschrijfgeld plaats.

Wanneer Deelnemer niet kan/wil voldoen aan de toegangseisen dan heeft Deelnemer géén recht op restitutie van het inschrijfgeld.

Artikel 5 Voorzieningen

1. De kleedruimtes bevinden zich op een openbaar- of horecaterrein. Van Deelnemer wordt discretie verwacht bij het omkleden ten aanzien van de overige bezoekers.
2. Deelnemer wordt geacht om vóór, tijdens en ná de marathon uitsluitend gebruik te maken van de daarvoor bestemde toiletten.
3. Deelnemer wordt geacht om géén papier, plastic of ander vuil op óf langs het parcours achter te laten. Neem afval mee en deponeer het in de daarvoor bestemde afvalbakken.

Artikel 6 Veiligheid

Voor Organisator heeft de veiligheid van haar medewerkers, de vrijwilligers, Deelnemer en overige weggebruikers de hoogste prioriteit. Om de veiligheid in het verkeer van de medewerkers en Deelnemer en de gezondheidsrisico’s van Deelnemer voldoende te garanderen dienen de volgende aspecten in acht te worden genomen.

1. Op het parcours moeten de lopers én fietsers zich rechts van de weg begeven, tenzij dit anders wordt aangegeven door medewerkers van de Hap Trap Run.
2. Lopers en fietsers mogen zich op het parcours met maximaal twee personen naast elkaar begeven alléén als de verkeerssituatie het toelaat.
3. Bij groepsvorming (méér dan 3 deelnemers) begeven zich alle fietsers achter de lopers.
4. Oversteken van verkeerswegen vindt op enkele plekken plaats met behulp van oversteekhulpen die niet het verkeer regelen. Hun aanwijzingen moeten altijd worden opgevolgd. Bij de overige oversteekplaatsen en/of kruisingen gebeurt het oversteken geheel op eigen risico! Hierbij moeten de normaal geldende verkeersregels in acht worden genomen. Deelnemers die zicht niet houden aan de wegenverkeerswetgeving zullen van verdere deelname uitgesloten worden.
5. Delen van het parcours lopen over de openbare weg. Hier gelden de normale verkeersregels, waarbij je rekening moet houden met automobilisten en overige weggebruikers.
6. Het is zowel voor fietsers als voor lopers verboden om van de route af te wijken. Dit geldt ook voor de fietsers bij de start!
7. Voor jouw en andermans veiligheid dien je altijd de aanwijzingen van de organisatie ter plaatse (inclusief de oversteekhulpen en/of EHBO) op te volgen. Bij onvoorziene omstandigheden, calamiteiten of meningsverschillen beslist Organisator.
8. Calamiteiten die ontstaan door afwijken van de route vallen buiten de verantwoordelijkheid van Organisator.
9. Mochten er problemen ontstaan voor deelnemers, medewerkers en/of andere weggebruikers (bijv. in het kader van veiligheid), dan kan Organisator op elk eerder door zijn gekozen tijdstip besluiten om de wedstrijd te beëindigen en/of deelnemers van het parcours te verwijderen
10. De Organisator kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden (bijv. weersomstandigheden of andere overmachtssituaties) besluiten het Evenement, niet te laten doorgaan, voortijdig te beëindigen, op te schorten of te neutraliseren. Organisator kan eveneens op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten de te lopen route of de af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt géén restitutie van het inschrijfgeld plaats.
11. Een besluit van Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van de door de Deelnemer gemaakte kosten.

Artikel 6 Hulpdiensten en gezondheid

1. EHBO-personeel en oversteekhulpen zijn herkenbaar aan eigen hesjes met opschrift.
2. Tijdens het Evenement zijn verschillende hulpdiensten actief om in geval van gezondheidsproblemen van Deelnemer eerste hulp of andere zorg te verlenen. Organisator behoudt zich het recht voor gegevens van Deelnemer aan hulpdiensten te verstrekken en/of van deze hulpdiensten op te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden aan Deelnemer. Denk hierbij aan persoonsgegevens van Deelnemer zelf en het noodnummer wat opgegeven kan worden, of startnummers. Onder hulpdiensten worden verstaan het Rode Kruis, ambulance, ziekenhuis, politie en brandweer.
3. Voor noodgevallen wordt van Deelnemer gevraagd om op de achterkant van het startnummer een noodnummer te vermelden. Dit noodnummer is belangrijk voor de bereikbaarheid van familie of anderen.
4. Vanuit Rijwielhandel Balk is een voertuig beschikbaar wat bij pech aan de fiets gebeld kan worden.

Artikel 7 Verboden en uitsluitingen

1. Het is verboden om als niet-deelnemer de lopers op het parcours te begeleiden met uitzondering van personen die daarvoor zijn aangesteld door Organisator.
2. Het is verboden om als fietser deel te nemen aan dit evenement of lopers met de fiets te begeleiden, tenzij men officieel als duo of trio-deelnemer is ingeschreven.
3. Verkleedpartijen, pruiken en andere feestkleding worden niet toegestaan.
4. Bij overtreding van de (gedrags)regels kan de Organisator besluiten een Deelnemer uit te sluiten voor verdere deelname. Deelnemer wordt direct uit de wedstrijd gehaald. Eventueel kan ook uitsluiting van deelname in de toekomst worden opgelegd.

Artikel 8 Aansprakelijkheid

1. Deelname aan de Hap Trap Run geschiedt voor eigen risico. Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die Deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan Organisator toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
2. Wanneer, ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, aansprakelijkheid van Organisator voor schade van Deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator ter zake van die schade uitkeert.
3. Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het Evenement.
4. Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door training en anderszins voldoende zal hebben voorbereid op het Evenement. Organisator adviseert Deelnemer uitdrukkelijk en dringend zich in verband met de deelname aan het Evenement sportmedisch te laten keuren.
5. Deelnemer vrijwaart Organisator voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het Evenement. Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.

Artikel 9 Portretrecht

Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan Organisator en haar partners voor openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop Deelnemer zichtbaar is.

Wanneer je bezwaar hebt tegen jouw (mogelijke) openbaarmaking dan kun je dit aangeven bij Organisator.

Artikel 10 Persoonsgegevens

1. De door Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door Organisator opgenomen in een bestand.
2. Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan Organisator tot gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan Deelnemer en voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan Organisator en haar partners ten behoeve van het verzenden van informatie aan Deelnemer.
3. Het is Deelnemer te allen tijde toegestaan kosteloos, schriftelijk of per e-mail aan te geven, bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door Organisator of tegen het verstrekken van persoonsgegevens, waarna Organisator dat verzenden respectievelijk dat verstrekken zal stopzetten.
4. Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan Organisator tot openbaarmaking van zijn naam en woonplaats op de website.

Artikel 11 Communicatie

Organisator vermeldt alle belangrijke informatie op de website: www.haptraprun.nl.

In de rubriek “FAQ” op de website vind je antwoorden op de meest gestelde vragen.

Via Nieuwsbrieven wordt Deelnemer van de actualiteiten op de hoogte gehouden.

Artikel 12 Geldigheid

Indien één of enkele artikelen van deze voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van de voorwaarden.

Artikel 13 Eindverantwoordelijkheid

In gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, beslist Organisator.

Vastgesteld op 8 mei 2025